Audyt oprogramowania – jak go przeprowadzić?

Audyt legalności oprogramowania to jeden z najważniejszych procesów realizowanych przez dział IT zarówno dużych, jak i małych firm. Aktualna wiedza o zainstalowanych aplikacjach oraz posiadanych licencjach pozwala odpowiednio wcześnie wykryć ewentualne nieprawidłowości i uniknąć związanych z tym konsekwencji. Czym jest audyt legalności oprogramowania i dlaczego warto wprowadzić go w organizacji?

Czym jest audyt oprogramowania?

Audyt legalności stanowi nieodłączny element zarządzania zasobami IT pomagający zapanować nad bezpieczeństwem organizacji. Czym dokładnie jest, jakie są jego cele i kiedy należy go przeprowadzać?

Audyt legalności oprogramowania – definicja i cele

Audyt oprogramowania to wieloetapowy proces polegający na analizie zainstalowanego i używanego oprogramowania pod kątem legalności.

Najważniejsze cele audytu legalności oprogramowania obejmują:

• Uniknięcie konsekwencji prawnych – odpowiedzialne zarządzanie licencjami oprogramowania pozwala zapobiec konsekwencjom prawnym związanym z naruszeniem praw autorskich i umów licencyjnych.
• Ochrona reputacji – korzystanie z legalnego oprogramowanie pomaga utrzymać dobrą reputację firmy.
• Zwiększenie bezpieczeństwa – legalne oprogramowanie jest zazwyczaj aktualizowane przez producenta w celu wprowadzenia poprawek i poprawienia wydajności. Audyt pozwala na wykrycie oprogramowania, które może zawierać luki bezpieczeństwa lub szkodliwe funkcje.

Kiedy należy przeprowadzić audyt oprogramowania?

Audyt oprogramowania musi być wykonywany cyklicznie – tylko w ten sposób możemy na bieżąco monitorować stan licencji. Regularność pozwala na szybkie wykrycie nieprawidłowości, lepsze planowanie zakupów oraz utrzymanie zgodności z polityką bezpieczeństwa IT.

Jakie ryzyka wiążą się z brakiem audytu oprogramowania?

Brak regularnego audytu naraża firmę na poważne ryzyko prawne, w tym kary finansowe za naruszenie licencji. Może też prowadzić do utraty reputacji oraz zwiększać podatność systemów na ataki z wykorzystaniem nieaktualnego lub nielegalnego oprogramowania.

Jak przeprowadzić audyt legalności oprogramowania krok po kroku?

Każdy audyt legalności oprogramowania powinien składać się z kilku etapów udokumentowanych raportem obejmującym stan faktyczny oraz proponowane zmiany.

Inwentaryzacja

Na tym etapie otrzymujemy informacje o liczbie posiadanych licencji, potwierdzonych fakturami, certyfikatami czy kluczami licencyjnymi, a także o brakach — zarówno w zakresie licencyjnym, jak i samego oprogramowania. Analizowana jest liczba stanowisk, obsługiwanych serwerów oraz systemów operacyjnych, z których korzysta firma. Każdą stację roboczą sprawdza się pod kątem ilości oraz rodzaju posiadanego oprogramowania, a następnie porównuje się jej stan faktyczny z oficjalną dokumentacją firmy.

Program naprawczy

Na podstawie wcześniejszego raportu opracowuje się zestaw działań zmierzających do uzupełnienia braków oprogramowania i licencji w przedsiębiorstwie. Lista aplikacji dozwolonych i zabronionych pozwala na szybkie usunięcie nielegalnych programów bądź kupno licencji. Program naprawczy obejmuje również instalację aplikacji, do których posiadamy prawa, a nie ma ich na komputerach firmowych.

Program na przyszłość

Audyt kończy się specjalnym raportem zawierającym procedury zarządzania niezbędnymi licencjami w firmie. Obejmuje on m.in. sposób postępowania przy instalacji nowego oprogramowania czy nadanie uprawnień dla poszczególnych pracowników.

Oprogramowanie do audytu – jakie narzędzia warto znać?

Fizyczne sprawdzenie aplikacji zainstalowanych na firmowych komputerach oraz porównanie z listą zakupionych licencji to czasochłonny i żmudny proces, podczas którego nietrudno o pomyłkę. Aby ułatwić sobie to zadanie, warto skorzystać z gotowych rozwiązań automatycznie kontrolujących stan licencji. Doskonały wzór takiego rozwiązania stanowi system ITManager. Program umożliwia automatyczne porównanie liczby aplikacji zainstalowanych z ilością posiadanych licencji. Takie działanie pozwala wykryć i usunąć zbędne lub nielegalne oprogramowanie. Możliwa jest także zdalna instalacja oprogramowania dająca administratorowi pewność co do spójności instalowanych aplikacji.

Oto najważniejsze funkcje oprogramowania do audytu ITManager:

• Łatwa inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania – agent ITManager automatycznie przesyła informacje na temat zainstalowanego oprogramowania i aplikacji na stanowiskach roboczych użytkowników. Raport zawiera informacje o aktualnie zainstalowanym oprogramowaniu oraz wykaz stanowisk, na których doszło do instalacji programu.
• Baza licencji – pozwala określić wszystkie atrybuty licencji wymagane podczas procesu audytu. Karta licencji zawiera dane o powiązanej aplikacji, liczbie licencji oraz modelu licencjonowania, a także dostawcy, numerze faktury oraz koszcie nabycia.
• Baza sygnatur aplikacji – przygotowane definicje znanego oprogramowania zawierają informacje o tym, kto jest producentem aplikacji, jakie są zasady licencjonowania oraz listę składników aplikacji (pliki wykonywalne oraz ich wersje).

Korzyści z przeprowadzenia audytu oprogramowania

Kontrola puli dostępnych licencji oraz analiza ich bieżącego wykorzystania w firmie umożliwia elastyczne zarządzanie licencjami i procesem zakupowym oprogramowania.

• Audyt oprogramowania gwarantuje bezpieczeństwo prawne i skarbowe w przypadku kontroli firmy przez organy państwowe.
• Zwiększa się świadomość użytkowników w zakresie samodzielnej instalacji nielegalnych aplikacji oraz konsekwencji z ich użytkowania.
• Regularny audyt pozytywnie wpływa również na budżet firmy – pozwala wykryć niepotrzebne oprogramowanie, dzięki czemu możemy anulować płatności za zbędne licencje.

Dlaczego warto audytować oprogramowanie w firmie?

Regularny audyt oprogramowania to skuteczny sposób na optymalizację wydatków, uporządkowanie zasobów IT, a także zabezpieczenie przed konsekwencjami prawnymi. Rozwiązanie to wspiera budowę transparentnych procesów zarządzania środowiskiem IT w organizacji.