Automatyczna inwentaryzacja komputerów – jak kontrolować sprzęt i oprogramowanie w firmie?

Na czym polega automatyczna inwentaryzacja komputerów?

Automatyczna inwentaryzacja komputerów polega na pozyskiwaniu danych o sprzęcie bezpośrednio ze stanowisk znajdujących się pod kontrolą systemu do zarządzania infrastrukturą IT. Zamiast sprawdzać konfigurację urządzeń i ręcznie przenosić informacje do ewidencji, administrator otrzymuje dane gromadzone oraz aktualizowane przez oprogramowanie. System może odczytywać m.in. konfigurację sprzętową, informacje o systemie operacyjnym oraz zainstalowanych aplikacjach.

Zadaniem automatycznej inwentaryzacji jest więc utrzymywanie aktualnego obrazu środowiska IT. To szczególnie istotne w organizacjach dysponujących dużą liczbą stanowisk, wieloma lokalizacjami albo komputerami wykorzystywanymi poza siedzibą firmy.

Czym automatyczna inwentaryzacja różni się od ręcznej?

Ręczna inwentaryzacja wymaga fizycznego sprawdzenia poszczególnych stanowisk, odczytania potrzebnych parametrów, a następnie zapisania ich w prowadzonej ewidencji. Co ważne, konfiguracja infrastruktury zmienia się wraz z wymianą podzespołów, instalacją aplikacji, aktualizacjami czy wdrażaniem nowych urządzeń – proces ten trzeba więc powtarzać.

Przy kilkunastu komputerach ręczna kontrola może być jeszcze możliwa do przeprowadzenia. W przypadku kilkuset lub kilku tysięcy stanowisk skala procesu szybko staje się problemem. Automatyzacja ogranicza ten problem. Dane są odczytywane ze stanowisk i trafiają do centralnej bazy, a administrator nie musi aktualizować każdego rekordu oddzielnie. Pozwala to również ograniczyć ryzyko pominięcia urządzenia, błędnego przepisania parametrów czy pozostawienia w ewidencji nieaktualnych informacji.

Więcej o znaczeniu uporządkowanej ewidencji można przeczytać w artykule omawiającym korzyści z inwentaryzacji sprzętu komputerowego.

Jakie dane o sprzęcie i oprogramowaniu zbiera system do inwentaryzacji?

Zakres informacji zależy od wykorzystywanego rozwiązania. Jakie dane może gromadzić system do inwentaryzacji?

Konfiguracja sprzętowa komputera

Podstawą są informacje o fizycznej konfiguracji stanowiska. System może automatycznie odczytywać m.in.:

• model i producenta komputera,
• rodzaj i parametry procesora,
• ilość zainstalowanej pamięci RAM,
• informacje o dyskach,
• pozostałe parametry identyfikujące konfigurację urządzenia.

System operacyjny i stan stanowiska

Kolejna grupa obejmuje informacje systemowe i eksploatacyjne. W zależności od wykorzystywanego rozwiązania administrator może uzyskać dane dotyczące:

• zainstalowanego systemu operacyjnego,
• statusu online lub offline stanowiska,
• czasu włączania i wyłączania komputera,
• wykorzystania procesora,
• wykorzystania pamięci RAM,
• obciążenia dysku.

Zainstalowane aplikacje i zmiany w konfiguracji

Istotnym elementem jest także inwentaryzacja oprogramowania. System może okresowo identyfikować aplikacje znajdujące się na komputerach oraz rejestrować zmiany zachodzące w konfiguracji sprzętowej i programowej. Pozwala to wychwycić m.in.:

• instalację nowej aplikacji,
• usunięcie wcześniej wykorzystywanego programu,
• zmianę konfiguracji sprzętowej stanowiska,
• pojawienie się konfiguracji odbiegającej od przyjętego standardu.

Aby mieć pewność, że oprogramowanie zainstalowane na firmowym sprzęcie jest użytkowane zgodnie z warunkami licencji warto dodatkowo wykorzystać funkcje wspierające zarządzanie legalnością oprogramowania.

Jak wdrożyć automatyczną inwentaryzację w firmie?

Wdrożenie automatycznej inwentaryzacji warto przeprowadzić etapami. Proces powinien od początku określać, które urządzenia mają być monitorowane, jakie informacje powinny trafiać do ewidencji i w jaki sposób będą później wykorzystywane przez dział IT.

1. Określenie zakresu inwentaryzacji – należy ustalić, jakie urządzenia mają podlegać kontroli, np. komputery stacjonarne i laptopy w siedzibie oraz sprzęt pracowników zdalnych.
2. Objęcie komputerów mechanizmem automatycznego zbierania danych – w tym celu przydatna będzie instalacja na zarządzanych stanowiskach agenta, który umożliwia odczytywanie konfiguracji i przekazywanie informacji do centralnej bazy.
3. Ustalenie zakresu zbieranych informacji – należy określić, które parametry sprzętu i oprogramowania są istotne oraz jakie zmiany powinny być monitorowane przez administratorów.
4. Bieżąca kontrola aktualności danych – po uruchomieniu systemu administrator może pracować na bazie, w której informacje techniczne są regularnie aktualizowane na podstawie danych pobieranych z komputerów.

Tak zbudowana baza do inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania staje się centralnym źródłem informacji o konfiguracji infrastruktury. Automatyczne zbieranie parametrów stanowisk gwarantuje utrzymanie aktualnej ewidencji urządzeń w firmie.

ITManager – automatyczna inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania

ITManager to sprawdzony system umożliwiający automatyczną inwentaryzację konfiguracji sprzętowo-systemowej zarejestrowanych komputerów. Agent zainstalowany na stanowisku odczytuje informacje dotyczące sprzętu, w tym procesora, pamięci RAM, czy dysków, a także dane o systemie operacyjnym i zainstalowanym oprogramowaniu.

System pozwala cyklicznie identyfikować aplikacje, analizować zmiany konfiguracji sprzętowej i programowej oraz wykrywać odchylenia. Dostępne są również informacje o statusie online/offline stanowisk, czasie ich pracy i obciążeniu podstawowych zasobów. Dane można wykorzystywać w raportach inwentaryzacyjnych oraz podczas bieżącej kontroli infrastruktury. System umożliwia ponadto odczyt danych inwentaryzacyjnych ze stanowisk znajdujących się poza siecią LAN organizacji.

Automatyczna inwentaryzacja komputerów w firmie znacząco ułatwia pracę, ograniczając zadania związane z ręcznym zbieraniem i przepisywaniem danych technicznych. Administrator zyskuje dostęp do aktualnego obrazu konfiguracji stanowisk, który może wykorzystać podczas codziennego zarządzania infrastrukturą IT.

FAQ – najczęstsze pytania o automatyczną inwentaryzację komputerów

Jak często system aktualizuje dane o komputerach?

Częstotliwość aktualizacji zależy od konfiguracji wykorzystywanego rozwiązania oraz rodzaju zbieranych informacji. Administrator może dostosować ją do potrzeb organizacji i charakterystyki monitorowanego środowiska IT.

Czy inwentaryzacja obejmuje komputery pracowników zdalnych?

Tak, jeśli wykorzystywany system umożliwia komunikację ze stanowiskami znajdującymi się poza lokalną siecią przedsiębiorstwa. ITManager pozwala odczytywać dane inwentaryzacyjne również z komputerów poza siecią LAN organizacji.

Czy system wykryje nowy komputer podłączony do firmowej sieci?

System może automatycznie wykrywać nowe urządzenia w sieci i informować administratora o takim zdarzeniu. Aby jednak gromadzić pełne informacje o konfiguracji sprzętu należy zainstalować na nowym stanowisku agenta.

Czy automatyczna inwentaryzacja wystarczy do audytu legalności oprogramowania?

Nie. Automatyczna inwentaryzacja dostarcza informacji o aplikacjach wykrytych na komputerach, ale audyt legalności wymaga zestawienia stanu faktycznego z informacjami o posiadanych licencjach i warunkach ich wykorzystania.