Na co pozwala monitoring komputera pracownika? Dlaczego warto z niego korzystać?

Lepsza kontrola nad pracownikami, większa wydajność, błyskawiczne wykrywanie nieprawidłowości? Monitoring komputera pracownika to nowoczesny i w pełni niezawodny cyfrowy partner w rozwoju każdej firmy. Jakie dane otrzymamy za jego pomocą i co zyskamy w przedsiębiorstwie, decydując się na jego wdrożenie? 

Nie tylko analiza czasu pracy

Monitoring komputera pracownika zyskał na znaczeniu w miarę popularyzacji pracy zdalnej. Dostęp do statusu poszczególnych stanowisk czy analiza czasu włączenia i wyłączenia komputera pozwala pracodawcy określić ilość faktycznie przepracowanych godzin, a tym samym wyliczyć odpowiednią wysokość wynagrodzenia dla danego pracownika.

Ale ewidencja czasu to tylko podstawowa funkcjonalność monitorowania komputera.

Analiza zainstalowanych aplikacji

System analizuje zainstalowane na danym komputerze aplikacje pod kątem ich legalności oraz produktywności. Sprawdza, kiedy dane oprogramowanie jest użytkowane przez pracownika i jak długo to trwa. Powiadamia również o wykryciu nowych programów, np. zainstalowanych z inicjatywy użytkownika bez konsultacji z działem IT.

Analiza portów USB

Z uwagi na zagrożenie związane z wyniesieniem poufnych danych na urządzeniu przenośnym, system monitorowania komputera pracownika umożliwia autoryzację zaufanych oraz blokadę nieznanych urządzeń USB (dysków i pendrive’ów). Niektóre aplikacje udostępniają możliwość przypisywania określonych urządzeń pod konkretne stanowisko, a także przegląd wszystkich plików, które są kopiowane z i do komputera.

Ocena produktywności pracowników

Badania przeprowadzone przez serwis LiveCareer Polska pokazały, że prawie 60% Polaków załatwia swoje prywatne sprawy w trakcie czasu pracy. Z punktu widzenia pracodawcy nie jest to dobra wiadomość.

Monitoring komputera, dając pracodawcy wgląd do odwiedzanych przez pracowników stron i aplikacji, umożliwia mu wyłapanie efektywnych i mniej efektywnych pracowników, a tym samym zwiększenie wydajności pracy.

W systemie otrzymamy takie informacje jak:

• czas korzystania z danej aplikacji lub strony internetowej;
• analizę aktywności użytkownika w czasie rzeczywistym;
• cykliczny zapis zawartości ekranu komputera.

Blokada wybranych stron www

To niezwykle użyteczne narzędzie, które podobnie jak monitoring aktywności pracowników, pozwala lepiej zarządzać kadrą. W ramach narzędzia masz możliwość tworzenia list adresów stron dozwolonych oraz zabronionych, takich jak media społecznościowe, strony z grami online czy te o tematyce hazardowej.

Korzyści z monitoringu komputera pracownika

Już samo wdrożenie monitoringu komputera znacząco poprawia efektywność pracowników w danej firmie. Największą rolę odgrywa świadomość, że pracodawca wie, o tym, co w danej chwili robi jego pracownik. Ma to ogromne przełożenie na zyski przedsiębiorstwa. Ale nie tylko.

Zwiększony poziom bezpieczeństwa

Analiza aktywności pracowników przed ekranem sprzyja zapobieganiu instalacji złośliwego oprogramowania czy wchodzenia na strony o podejrzanej zawartości. Dzięki temu poufne dane przedsiębiorstwa są bezpieczniejsze. Dodatkowo, w przypadku urządzeń mobilnych, system MDM oferowany przez markę OXARI zapewnia pełne zarządzanie i monitorowanie smartfonów oraz tabletów używanych w firmie, co jeszcze bardziej podnosi poziom ochrony danych w środowisku pracy zdalnej. Komplementarnie, blokowanie nieznanych urządzeń USB oraz autoryzacja tylko zaufanych nośników pomagają zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego przenoszenia danych na urządzenia zewnętrzne.

Poprawa wydajności pracowników

Bez dostępu do pożeraczy czasu pracownicy są w stanie poświęcić cały swój czas pracy na wykonywanie obowiązków firmowych. Pracują efektywniej, wydajniej i łatwiej im się zorganizować. Monitoring pozwala na wyłapywanie i eliminację słabych punktów i poprawę pracy zespołu. Wspiera również analizę podziału i ilości obowiązków wśród pracowników i sprzyja odciążeniu tych, którzy są mocno przeciążeni pracą.

Pracodawca ma możliwość nagradzania efektywnych pracowników, przez co poprawia swój wizerunek jako firmy.

Oszczędność kosztów

Analiza używalności oprogramowania oraz kontrola ilości wydruków pozwalają w prosty sposób zapanować nad finansami przedsiębiorstwa bez marnowania budżetu na aplikacje i produkty, które w firmie nie są zbyt często wykorzystywane.

Na koniec: kwestia legalności monitorowania

Wielu pracowników mocno obawia się monitorowania ich komputera przez pracodawcę w czasie pracy. Ważne jest więc, aby przed wdrożeniem takiego systemu odpowiednio wcześnie poinformować swoją załogę o rozpoczęciu działań monitorujących.

Pamiętajmy, że zgodnie z RODO:

• monitoring nie dotyczy czytania prywatnych maili, nawet jeśli zostały one wysłane z firmowej poczty;
• nie może on naruszać tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika zgodnie z art. 223 Kodeksu Pracy;
• pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o monitorowaniu jego aktywności, wraz z ujawnieniem celu oraz sposobu monitorowania.

W ten sposób jednocześnie szanujemy prywatność pracowników, zachowując prawo do monitorowania ich zachowań i analizy wywiązywania się ze swoich obowiązków w miejscu pracy. Takie funkcje zapewnia IT-man, którego korzyści możesz przetestować za darmo przez pierwszych 30 dni.