Wdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej

Jak wyglądał proces wdrożenia systemu ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej?

Infrastruktura informatyczna sektora publicznego należy do największej i najszybciej rozwijającej się gałęzi inwestycji państwowych w ostatnich latach. W celu usprawnienia wymiany informacji i ujednolicenia używanych systemów, zespół IT Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej podjął decyzję o modernizacji posiadanych rozwiązań, które wspierają zarządzanie zasobami i procesami IT. Efektem podjętych działań było wdrożenie systemu ITManager.

Bielsko-Biała leży w południowej części województwa śląskiego i liczy niemal 172 tysiące mieszkańców. Miasto jest ważnym ośrodkiem przemysłowym, akademickim i kulturalnym oraz jednym z najlepiej rozwiniętych miast w Polsce. W rankingu Miast Atrakcyjnych dla Biznesu przygotowanym przez prestiżowy miesięcznik „Forbes”, miasto każdego roku jest wysoko oceniane.

System klasy IT Service Management w Urzędzie Miejskim

Sprawami mieszkańców opiekuje się 600 pracowników Urzędu Miejskiego. Jednostka tej wielkości nie mogła funkcjonować bez nowoczesnego systemu klasy IT Service Management.

różne systemy + różne bazy danych + brak integracji = chaos w przyszłości

Wyzwania:

• wdrożenie rozwiązania informatycznego, wspierającego zarządzanie zasobami i procesami ITSM
• migracja danych z wcześniejszego rozwiązania
• wdrożenie modułu HelpDesk integrującego się z danymi w module inwentaryzacyjnym
• dedykowany interfejs użytkownika oraz ergonomia formularzy rejestracji zgłoszeń

Kluczowym wyzwaniem w czasie migracji było przeniesienie danych ze starego rozwiązania do nowego oraz implementacja modułu HelpDesk aby utrzymać odpowiednie wsparcie dla zespołu IT urzędu. Dodatkowo system miał korzystać z informacji pochodzących z usługi katalogowej Urzędu Miejskiego.

Prace wdrożeniowe obejmowały analizę infrastruktury przy użyciu komponentów systemu ITManager, a następnie aktualizację informacji na temat posiadanej infrastruktury. Analiza pozwoliła określić spójność posiadanych danych oraz przygotować plany dalszej migracji. Dodatkowo administratorzy otrzymali nowe narzędzie do zdalnego łączenia się z użytkownikami poprzez moduł Remote Access wbudowany w system ITManager.

Dzięki skrupulatnemu zaplanowaniu prac i wygospodarowaniu 8 godzin na migrację, udało się przeprowadzić proces bez wpływu na pracę urzędu. Wszelkie komponenty systemu, których nie udało się przenieść automatycznie, zostały zmigrowane ręcznie przez inżynierów firmy Infonet Projekt.

HelpDesk – wsparcie użytkowników i oszczędność czasu

Wdrożenie systemu pozwoliło usprawnić pracę systemu wsparcia. Każda usterka to problem nie dla pracowników urzędu, ale przede wszystkim dla petentów, którzy nie mogą sprawnie załatwić swoich spraw.​

​

Z tego względu priorytetem przy implementacji było opracowanie przyjaznego środowiska dla użytkownika. Doświadczenie inżynierów Infonet Projekt oraz konsultacje z pracownikami Wydziału Informatyki Urzędu Miejskiego pozwoliły na stworzenie prostego i przyjaznego projektu.

Moduł HelpDesk systemu ITManager umożliwia także automatyczne informowanie użytkowników o statusie ich sprawy oraz przewidywanym terminie zakończenia napraw.

Korzyści z wdrożenia systemu ITManager

• prosta obsługa oraz możliwość dopasowania i przyszłej rozbudowy funkcjonalnej
• automatyczna, zdalna aktualizacja oprogramowania
• zdalne zarządzanie stacjami roboczymi
• automatyczna inwentaryzacja zasobów IT
• krótszy czas rozwiązywania zgłoszeń serwisowych
• automatyczne powiadomienia użytkowników o stanie zgłoszenia
• integracja podstawowych funkcjonalności w jednym narzędziu​