Audyt oprogramowania – jeden z najważniejszych procesów realizowanych przez dział IT firmy

Kontrola i audyt legalności oprogramowania to jeden z najważniejszych procesów realizowanych przez dział IT zarówno dużych, jak i małych firm. Aktualna wiedza o zainstalowanych aplikacjach oraz posiadanych licencjach pozwala odpowiednio wcześnie wykryć ewentualne nieprawidłowości i uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji prawnych. Odpowiedzialność za stan ilościowy posiadanych licencji ponosi Zarząd organizacji.

Audyt oprogramowania, ze względu na swoją charakterystykę, musi być wykonywany cyklicznie – tylko w ten sposób możemy na bieżąco monitorować stan licencji. Fizyczne sprawdzenie aplikacji zainstalowanych na firmowych komputerach oraz porównanie z listą zakupionych licencji to czasochłonny i żmudny proces, podczas którego nietrudno o mniejszą lub większą pomyłkę. W celu ułatwienia przeprowadzania cyklicznego audytu legalności warto skorzystać z gotowych rozwiązań automatycznie kontrolujących stan licencji. Znacząco usprawni to naszą pracę i wyeliminuje ryzyko błędów.

Jak działa audyt legalności oprogramowania przy użyciu systemu ITManager?

System ITManager pozwala na samodzielny audyt oprogramowania. Proces kontroli sprowadza się do automatycznego porównania liczby aplikacji zainstalowanych z ilością  licencji posiadanych (zakupionych). Takie działanie pozwala wykryć i usunąć zbędne lub nielegalne oprogramowanie.. Mechanizm korzysta z zaawansowanych funkcji identyfikujących oprogramowanie, dzięki czemu jest możliwe również odnalezienie oprogramowania typu portable (nie wymagającego instalacji). Wykrycie nielegalnego oprogramowania jest widoczne w analizie całościowej przeprowadzonego audytu. Końcowe zestawienie zawiera informacje o wykrytych aplikacjach na komputerach pracowników, wykaz licencji, jakie zostały użyte do rozliczenia oraz końcowy stan posiadanego oprogramowania. Audyt oprogramowania korzysta z ostatnich skanów aplikacji przesłanych przez agenta ITM.

Baza sygnatur

Proces audytu legalności oprogramowania korzysta z wewnętrznej bazy sygnatur aplikacji. Przygotowane definicje znanego oprogramowania zawierają informacje o tym, kto jest producentem aplikacji, jakie są zasady licencjonowania oraz listę składników aplikacji (pliki wykonywalne oraz ich wersje). Analiza bazy sygnatur pomaga jednoznaczne określić i zidentyfikować wykryte oprogramowanie. Baza daje również wiedzę na temat możliwych wariantów licencjonowania (downgrade, upgrade), co przekłada się na możliwość automatycznego rozliczania wskazanych wersji.

Zewnętrzny audyt oprogramowania

Oprogramowanie może zostać również sprawdzone przez zewnętrzny podmiot audytujący. W tym przypadku rozróżniamy dwa rodzaje działania: kontrola niezależna od organizacji (np. prowadzona przez BSA – Business Software Alliance – organizacja zrzeszająca komercyjnych producentów oprogramowania) lub wykonywana na żądanie firmy w celu zewnętrznej oceny stanu zgodności licencyjnych. Wyniki przeprowadzonego audytu są aktualne tylko przez określony czas i konieczne jest wdrożenie aplikacji kontrolującej stan licencji względem firmowych komputerów.

Etapy audytu oprogramowania

Inwentaryzacja oprogramowania

Na tym etapie dokonujemy swoistego skanu infrastruktury IT Twojej firmy. Należy zestawić ilość i rodzaj zainstalowanych programów oraz przeprowadzić inwentaryzację sprzętu – liczebność serwerów i stacji roboczych. Takie działania pozwalają nam na wykrycie nieużywanych, niepożądanych lub wręcz nielegalnych aplikacji. Jest to proces niezwykle czasochłonny, dlatego w celu usprawnienia prac, warto wykorzystać odpowiednie narzędzie

Wdrożenie działań naprawczych

Kiedy dysponujemy już szczegółowym raportem, należy przystąpić do wnikliwej analizy wyników i wdrożenie koniecznych działań – zarządzania licencjami i oprogramowaniem. Usuwamy więc, które programy wymagają odnowienia licencji, a które należy całkowicie usunąć.

Ustalenie procedur postępowania

Opracowanie odpowiednich procedur zwiększy świadomość pracowników, usprawni zarządzanie zasobami IT i zdecydowanie ułatwi przeprowadzanie kolejnych audytów.