Jak przeprowadzić audyt legalności oprogramowania?

Audyt legalności oprogramowania to wieloetapowy proces polegający na analizie zainstalowanego i używanego oprogramowania pod kątem legalności. Jako nieodłączny element zarządzania zasobami IT pomaga zapanować nad bezpieczeństwem organizacji. Aby jednak w pełni wykorzystać jego potencjał, należy przeprowadzać go regularnie.

Jakie elementy obejmuje audyt legalności i kto może go przeprowadzić?

Po pierwsze — bezpieczeństwo

Posiadanie przez firmę oprogramowania z nielegalnego źródła może wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi — wysokimi karami finansowymi, a nawet pozbawieniem wolności do 5 lat dla osób odpowiedzialnych. Niekompatybilne i okrojone wersje programów często też ze sobą kolidują, obniżając wydajność komputerów i zwiększając szanse na niekontrolowane wycieki danych. Nie jest to sytuacja przychylna firmie. Rozwiązaniem są regularne audyty legalności, dzięki którym na bieżąco możemy kontrolować stan licencji i oprogramowania w firmie.

Takie podejście sprzyja nie tylko bezpieczeństwu, ale także optymalizacji kosztów, ułatwiając jednocześnie planowanie zakupów kolejnych licencji. Dzięki analizie efektywności zakupionego oprogramowania możemy też sprawdzić, czy jest ono przydatne w organizacji i usunąć je w razie potrzeby, nie narażając firmy na niepotrzebne wydatki.

Etapy audytu legalności

Każdy audyt legalności oprogramowania powinien składać się z kilku etapów udokumentowanych raportem obejmującym stan faktyczny oraz proponowane zmiany.

1. Inwentaryzacja

Analizowana jest liczba stanowisk, obsługiwanych serwerów oraz systemów operacyjnych, z których korzysta firma. Każdą stację roboczą sprawdza się pod kątem ilości oraz rodzaju posiadanego oprogramowania, a następnie porównuje się jej stan faktyczny z oficjalną dokumentacją firmy.

Na tym etapie otrzymujemy informacje o liczbie posiadanych licencji, potwierdzonych fakturami, certyfikatami czy kluczami licencyjnymi, a także o brakach — zarówno w zakresie licencyjnym, jak i samego oprogramowania.

Audyt legalności oprogramowania bazuje na procesie porównawczym wyników skanownia stanowisk komputerowych z wewnętrznę bazą sygnatur systemu ITManager. Szczegółowe informacje odczytane przez agenta (min. metadane plików, rejestr systemowy) pozwalają jednoznacznie zidentyfikować zainstalowane aplikacje i określić rodzaj licencjonowania (freeware, licencja) oraz możliwość downgrade/upgrade posiadanej wersji oprogramowania.

2. Program naprawczy

Na podstawie wcześniejszego raportu opracowuje się zestaw działań zmierzających do uzupełnienia braków oprogramowania i licencji w przedsiębiorstwie. Lista aplikacji dozwolonych i zabronionych pozwala na szybkie usunięcie nielegalnych programów bądź kupno licencji. Program naprawczy obejmuje również instalację aplikacji, do których posiadamy prawa, a nie ma ich na komputerach firmowych.

3. Program na przyszłość

Audyt legalności oprogramowania kończy się specjalnym raportem zawierającym procedury zarządzania niezbędnymi licencjami w firmie. Obejmuje on m.in. sposób postępowania przy instalacji nowego oprogramowania czy nadanie uprawnień dla poszczególnych pracowników.

Kto może przeprowadzić audyt legalności oprogramowania?

Najczęściej do przeprowadzenia audytu legalności oprogramowania zatrudnia się zewnętrzną firmę, choć całą procedurą może zająć się również dział IT w firmie — jest to tzw. audyt wewnętrzny.

Na popularności zyskują jednak profesjonalne oprogramowania do centralnego zarządzania komputerami w firmie, takie jak np. ITManager. System posiada wbudowany i przejrzyście działający moduł zarządzania legalnością oprogramowania, dzięki któremu możemy szybko przeanalizować zainstalowane na poszczególnych stanowiskach aplikacje i dostępne do nich licencje.

W systemie ITManager masz możliwość ustawienia automatycznego audytu oprogramowania, dzięki któremu nie musisz już martwić się o aspekty bezpieczeństwa w firmie. Regularnie otrzymujesz informacje na temat dozwolonych i zabronionych aplikacji oraz alerty dotyczące różnic w skanach. A dzięki repozytorium dokumentów licencyjnych ITManager ułatwi Ci zarządzanie licencjami w przyszłości. I to niezależnie od ilości posiadanych dokumentów.