Złożone potrzeby, nowe możliwości – system ITManager w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego

Wdrożenie systemu ITManager w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego

Z każdym rokiem rośnie stopień wykorzystywania systemów informatycznych w administracji publicznej. Przed działami IT pojawiają się nowe wyzwania, których realizację wspierają zaawansowane rozwiązania technologiczne. Poprzez centralizację procesów czy automatyzację zadań można generować oszczędności czasu i kosztów. Na modernizację posiadanych rozwiązań, które wspierają zarządzanie zasobami i procesami IT, zdecydował się Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego. Aby usprawnić proces wymiany informacji i zunifikować systemy Departament Cyfryzacji i Informatyki wdrożył system ITManager.

Siedziba Urzędu znajduje się w Katowicach, które stanowią jeden z głównych ośrodków Górnośląskiego Okręgu Przemysłowego i największe pod względem ludności miasto policentrycznej aglomeracji górnośląskiej. Realizację wybranych zadań, poza siedzibą urzędu, zapewniają zespoły zlokalizowane w Częstochowie i Bielsku-Białej.

Wybór systemu klasy IT Service Management w UMWŚ

Do zasadniczych zadań Urzędu należy stworzenie właściwych warunków organizacyjno-technicznych i administracyjnych oraz zapewnienie wszelkiej pomocy organom samorządu Województwa w należytym wykonywaniu ich zadań i kompetencji. W ich realizacji bierze udział 1441 pracowników. Nowoczesny system klasy IT Service Management (ITSM) technologicznie wspiera jednostkę w bieżącym funkcjonowaniu przez – zgodne z najlepszymi praktykami – centralne zarządzanie infrastrukturą informatyczną oraz procesami IT.

Jednym z wymogów, które miał spełnić nowy system ITSM, było zapewnienie automatycznego odczytu informacji na temat posiadanego sprzętu komputerowego i zainstalowanych aplikacji. Istotne było również umożliwienie szybkiej i bezpiecznej zdalnej pomocy pracownikom Urzędu. Kluczowym elementem procesu wdrożenia była stabilność działającego środowiska IT. Ingerencja nowych narzędzi w działające aplikacje, systemy czy urządzenia zawsze budzi największe obawy. Nie bez znaczenia jest także dostęp do tego samego zakresu informacji, których dostarczał poprzedni system. W przypadku instalacji oraz konfiguracji systemu ITManager wszystkie prace zostały szczegółowo zaplanowane i wykonane bez wpływu na newralgiczne elementy infrastruktury.

– mówi Leszek Wawszczyk, Kierownik Referatu Zarządzania Aplikacjami w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.

Zdalny dostęp i wsparcie użytkowników

Zintegrowany system ITSM to również proces zdalnego wsparcia użytkowników oraz elastycznego narzędzia zapewniającego komunikację z działem IT Urzędu. W tym zakresie został uruchomiony moduł ServiceDesk wraz z modułem Automatyzacji. Informacje zawarte w systemie ticketowym pozwalają automatycznie zaplanować i uruchomić wybrane zadania oraz akcje. W znaczącym stopniu zostaje uproszczony proces pomocy zdalnej użytkownikom co istotnie przekłada się na skrócenie czasu obsługi. Funkcje wspomnianych modułów w żaden sposób nie odbiegają od rozwiązań klasy Enterprise. Co więcej, pozwalają na dostęp do zaawansowanych mechanizmów (zadania, polisy, grupy wirtualne) w polskim systemie klasy ITSM.

Posiadamy wieloletnie doświadczenie we współpracy z jednostkami administracji rządowej i samorządowej oraz innymi instytucjami publicznymi. Znamy potrzeby działów IT tego sektora nakierowane na technologiczne wsparcie w realizacji zadań statutowych. Rozumiemy proces ciągłej ewolucji tych potrzeb, dlatego oprogramowanie rozwija się wraz z nimi. Wiele z naszych wdrożeń wymagało indywidualnego podejścia i na kanwie tych doświadczeń cały czas udoskonalamy nasz produkt.

– mówi Tomasz Fiałkowski, Product Manager w firmie Infonet Projekt.

Przyjazny interfejs

Obawa przed zamianą dotychczas używanego systemu na nowocześniejszy często wynika z trudności w przekonaniu użytkowników do nowego wyglądu panelu, funkcji czy logiki pracy. Dlatego tak bardzo ważny jest prosty, ergonomiczny i intuicyjny interfejs. W systemie ITManager istnieje możliwość konfiguracji i dostosowania do indywidualnych potrzeb klienta.

Z perspektywy czasu możemy potwierdzić, że jesteśmy zadowoleni z użytkowania ITManagera. System sprawdza się również jako narzędzie wspierające organizację pracy zdalnej, gwarantując ciągłość pracy urzędu i zwiększając komfort pracy pracowników. Umożliwia administratorom rozwiązywanie problemów codziennych i „niecodziennych”, m.in. zdalną instalację czy naprawy bez konieczności rozszerzania uprawnień użytkownikom.

– mówi Krzysztof Breguła, administrator Referatu Zarządzania Aplikacjami w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.

Wyzwania przed wdrożeniem

Wybór i wdrożenie systemu, który będzie optymalnie wspierał zarządzanie zasobami i procesami ITSM
Zmiana dotychczasowego systemu na rozwiązanie, które dla pracowników Urzędu będzie intuicyjne i przyjazne w obsłudze
Wdrożenie modułu ServiceDesk
Optymalizacja i automatyzacja powtarzalnych zadań
Zapewnienie procesów zdalnego wsparcia użytkownikom

Korzyści z wdrożenia systemu ITManager

Integracja wielu funkcjonalności w jednym narzędziu
Automatyczna inwentaryzacja zasobów IT – oszczędność czasu
Automatyczna, zdalna instalacja oraz aktualizacja oprogramowania
Zdalne zarządzanie – wsparcie użytkowników w pracy zdalnej
Scentralizowany system obsługi zgłoszeń – sprawność ich realizacji
Narzędzie do komunikacji między działami – możliwość zarządzania incydentem

Jeżeli masz pytania lub chcesz przekonać się jak system sprawdzi się w Twojej firmie, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.

30 dni okresu testowego pełna funkcjonalność instalacja przez naszych specjalistów własne środowisko testowe wsparcie techniczne dedykowane szkolenie.

Umów bezpłatną konsultację

Pobierz demo systemu

30 dni okresu testowego, pełna funkcjonalność, instalacja przez naszych specjalistów, własne środowisko testowe, wsparcie techniczne, dedykowane szkolenie

Pobierz demo